Les enjeux RH ne cessent d’évoluer : dans un contexte d’exigence de recrutement et de fidélisation des employés, l’entreprise doit aujourd’hui attirer de nouveaux collaborateurs de valeur et de leur fournir des services RH de qualité.
C’est dans ce contexte d’amélioration de la performance et du rôle stratégique de la fonction RH que se pose la question de la dématérialisation des bulletins de paie. Mais plus concrètement, à quels besoins répond cette nouvelle tendance, et quels gains de productivité permet-elle de réaliser ?
La loi travail
Commençons par situer le contexte légal. La loi El Khomri, ou “Loi Travail” prévoit depuis le 1er janvier 2017 que les entreprises n’ont plus besoin du consentement de leurs salariés pour dématérialiser les fiches de paie. Les fiches de paie doivent être conservées 50 ans. Elles doivent être également consultables par le salarié à partir de son Compte Personnel d’Activités (CPA).
Les avantages coté salarié :
1) Zéro papier : mon bulletin de paie disponible en ligne
Grâce à la dématérialisation, le salarié peut recevoir ses bulletins de salaire directement dans un coffre-fort numérique sécurisé, consultable en ligne, à partir de n’importe quel support. Plus besoin d’archiver ! Les données sont conservées 50 ans, et il peut éditer une fiche de paie à tout moment et de façon extrêmement rapide. Lorsqu’il quitte l’entreprise, il peut continuer à y accéder (à vie chez certains éditeurs comme PeopleDoc), et un double de chaque document est créé automatiquement dans son CPA, ainsi qu’à la Caisse des Dépôts et Consignations.
2) Confidentialité et sécurité
Qui n’a pas connu la situation gênante du bulletin de paie papier laissé à vue par inadvertance, ou craint qu’un collègue curieux ne jette un œil aux précieux documents entassés dans un tiroir du bureau ? Le bulletin de paie dématérialisé est stocké dans un coffre-fort en ligne sécurisé par une double authentification (mail+sms avec code de vérification), et hébergé sur des serveurs français sécurisés et certifiés par les autorités.
3) Zéro perte et “self service”
Fini le bulletin de salaire mangé par le chien, les données du salarié sont en sécurité sur le cloud. Ce dernier peut en disposer et les éditer facilement, à tout moment et de n’importe où, sans avoir à solliciter son service RH.
Les avantages coté RH
4) Gain de productivité : automatisation des processus
Les contraintes liées à la gestion des bulletins de salaires papier ne vous ont pas échappé : impression, mise sous pli, distribution, archivage, stockage, édition ultérieure du bulletin sur demande du salarié… Autant de tâches chronophages qui peuvent être évitées grâce à la mise à disposition en “self service” (voir plus haut) des fiches de paie pour le salarié, avec un encombrement zéro et une empreinte écologique faible. Du temps et du budget libérés pour les ressources humaines, pour une meilleure valorisation de la fonction sur des tâches plus stratégiques, et sur la disponibilité pour les collaborateurs.
5) Gain de place
A combien estimez-vous les coûts de stockage de vos bulletins de paie ? L’obligation de rétention imposée par la loi contraint les entreprises à disposer d’espaces d’archivage conséquents, et même parfois à externaliser ce service, avec tous les inconvénients qu’implique un éventuel besoin de rapatriement ultérieur d’un ou plusieurs documents… En optant pour la dématérialisation, vous archivez tous les bulletins de paie et tous les documents RH sur un cloud sécurisé, en conservant un accès en temps réel à vos données
6) Sécurité
Qui dit archivage papier dit risque de perte : aucune entreprise n’est à l’abri d’une inondation ou d’un incendie, sans évoquer les risques de vol et de fuite de données confidentielles. L’hébergement des données RH sur des serveurs sécurisés et redondés garantit leur pérennité et leur sécurité.
7) RGPD : un accès facilité à la conformité
Si le Règlement Général sur la Protection des Données tarde parfois à se mettre en place dans toutes les entreprises, il prévoit tout de même depuis le 25 mai 2018 un ensemble de directives d’ordre légal, dont l’obligation de mettre à disposition du salarié, sur simple demande, toutes les informations le concernant. Mettre en place une solution de dématérialisation des bulletins de paie permet non seulement de centraliser toutes ces informations de façon automatisée, mais également de paramétrer la plateforme pour gérer la suppression automatique par type de documents, ce qui facilite grandement la conformité au RGPD.
La dématérialisation du bulletin de paie offre de nombreux avantages, tant pour les salariés que pour les services RH. Une démarche qui s’inscrit dans la transformation numérique de l’entreprise (voir notre article sur la dématérialisation des factures), et qui permet de réaliser des économies d’échelle (le retour sur investissement de la dématérialisation des bulletins est estimée à 2-3 mois).
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