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Pourquoi dématérialiser les factures clients et fournisseurs ?

Depuis quelques années, la dématérialisation bouscule les habitudes dans le monde de l’entreprise, et la gestion comptable n’échappe pas à la règle… Obligations légales, économies d’échelle et gains de productivité : il n’y a pas à s’y tromper, la dématérialisation des factures entrantes et sortantes est une étape décisive de la transformation numérique de l’entreprise. Et c’est maintenant !

Loi Macron :  la dématérialisation des factures clients et fournisseurs

Commençons par un peu de légal. La loi Macron (entrée en vigueur le 6 août 2015 sur le développement de la nouvelle économie du numérique) a donné le coup d’envoi des échanges dématérialisés : elle impose la transmission de factures électroniques pour tout marché obtenu auprès d’entités publiques (via le portail Chorus Pro). D’abord limitée aux grandes entreprises (plus de 5000 salariés), elle se généralise progressivement aux ETI (plus de 250 salariés) au 1er janvier 2018, puis aux PME (moins de 250 salariés) au 1er janvier 2019, pour inclure finalement les micro entreprises (moins de 10 salariés) au 1er janvier 2020.
Pour dématérialiser ces factures de façon sécurisée, il ne suffit pas de les scanner :  de leur conception jusqu’à leur validation par signature (de préférence électronique ou par échange EDI), celles-ci doivent être sécurisées afin d’assurer l’authenticité,  l’intégrité et la lisibilité des informations.
La loi impose également de conserver :
  • les factures envoyées par voie électronique sur support informatique pendant 3 ans, puis sur tout autre support pendant 3 ans.
  • les factures sécurisées par signature électronique dans leur format original pendant 6 ans.
  • les informations émises et reçues concernant les factures transmises par EDI (échange de données informatisées) dans leur format original pendant 6 ans.

Et les entreprises du privé ?

La loi Macron du 6 aout 2015 prévoit également que les entreprises privées doivent accepter les factures électroniques (factures fournisseurs) d’autres entreprises privées, selon le même calendrier que pour les marchés publics (voir plus haut). Aucune obligation en revanche en ce qui concerne les factures émises (factures clients).

 

Un coût de traitement réduit

L’aspect légal peut sembler contraignant, mais il ne faut pas perdre de vue que la dématérialisation des factures est une source substantielle d’économies et de productivité pour les entreprises, que l’on parle de facture client ou fournisseur :
Saviez-vous que le coût de traitement d’une facture fournisseur papier était estimé à 14€  ?  Avec la dématérialisation ce coût tomberait à  8€.
En effet, finie la saisie manuelle, la facture entrante est scannée puis directement traitée dans le logiciel comptable pour être archivée. Toutes ces tâches administratives sont automatisées, libérant ainsi un temps précieux aux entreprises, et réduisant le risque d’erreur, qui peut parfois coûter cher (perte d’une facture, saisie d’un mauvais montant, photocopie en multiples exemplaires…), sans compter l’insatisfaction qui en découle, tant coté client qu’en interne.
En ce qui concerne les factures sortantes (clients), le coût moyen de traitement par facture papier est estimé à 9 €, pour 6€ en moyenne par facture électronique.
L’envoi de factures dématérialisées limitent effectivement les coûts materiels (papier, couts d’impression, affranchissement, archivage) et humains (traitement, archivage, suivi, indexation rapide en cas de liltige…).
…Sans parler de l’empreinte carbone ! Moins de papier, moins d’encre, moins de déchets…

 

Réduction des délais de traitement

La digitalisation des flux permet de réduire les délais de traitement en interne. Les factures fournisseur papier sont dépendantes des envois postaux, parfois longs, avec un risque de perte ou d’arrivée au mauvais destinataire. A réception s’ensuit un long processus de cheminement et de validation du document de service en service, ce qui augmente également le risque d’égarement. Aujourd’hui, les flux numériques permettent une transmission et une validation rapide entre les services, de façon sécurisée et automatisée. Finies les saisies multiples, l’information est transmise à travers le SI de l’entreprise jusqu’aux applications métier, telles que la gestion comptable évidemment, mais aussi le CRM, pour une meilleure communication interne, ce qui permet aux commerciaux de ne pas démarcher des clients ayant des factures impayées, par exemple…
Au même titre, le traitement de la facture client et les délai associés à son acheminement postal sont autant de facteurs qui retardent le paiement du client et impactent votre trésorerie…

 

Plus de sécurité pour les factures

Compte tenu des obligations légales de rétention des factures (10 ans en matière comptable, 6 ans en matière fiscale), les exemplaires papier doivent être stockées physiquement. Au-delà des contraintes de coût d’espace de stockage physique, elles sont soumises à des risques matériels : incendie, inondation, vols… A cela viennent s’ajouter des contraintes de classement de ces factures, qui doit être rigoureux  afin de pouvoir retrouver facilement le bon document le moment venu. Les factures numériques s’affranchissent de ces contraintes, mais nécessitent l’utilisation d’une solution de certification (empreinte numérique, signature électronique, cachet numérique, ou tout dispositif basé sur une certification d’une autorité reconnue).
Nous couvrirons le sujet de la certification numérique dans un prochain billet, restez attentif !

En résumé la dématérialisation de facture permet de fluidifier les traitements en libérant du temps administratif dans toutes les équipes, et ainsi de réduire les coûts qui y sont associés. De plus, l’automatisation des traitements réduit le risque d’erreur lié à l’intervention humaine, et permet une meilleure communication interne, tout en garantissant la sécurité et l’intégrité des flux comptables.

 

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