Reporting, BI, data visualisation, analytique, décisionnel… beaucoup de notions et de termes qui ne veulent pas tous dire la même chose, mais qui ont pour point commun d’être aujourd’hui indispensables à la croissance d’une entreprise tant la donnée est devenue indispensable à la prise de décision.
Aujourd’hui nous allons nous concentrer sur les 2 notions les plus importantes et utilisées en matière d’outils décisionnels : le Reporting et la Business Intelligence, que vous voyez souvent écrite « BI » (prononcez « Bi-aille ») et que nous appellerons ainsi pour aller plus vite et gagner beaucoup de place 😉.
Je vous propose un jeu. Saurez-vous retrouver les 7 différences qui se sont glissées entre le reporting et la BI ? A vous de jouer !
Si comme 99% des lecteurs vous séchez ou n’avez simplement pas envie de chercher, voici les 7 différences détaillées, que vous retrouverez également sous forme d’infographie ici.
Mais avant de commencer, resituons rapidement les deux notions : si l’on devait les résumer, on pourrait dire que :
– Le Reporting, c’est une photographie d’une situation à un instant T basée sur des données passées : il permet par exemple de capturer un état des ventes issu de votre gestion commerciale afin de reporter le chiffre d’affaires et la marge du mois précédent à votre direction commerciale.
– La BI comprend la partie Reporting mais va bien au-delà. Elle permet de comprendre pourquoi c’est arrivé et comment faire pour améliorer la performance. Et là, vous comprenez qu’on introduit une notion d’analytique, de pilotage (tiens, c’était notre terme n°4…), d’amélioration de processus métiers.
Passons maintenant aux 7 différences :
1) Les sources de données
Lorsque l’on parle de reporting, si vous vous rappelez bien, on prend une photo à un instant T : on capture ainsi certaines données d’une source, comme une gestion commerciale (le chiffre d’affaires et la marge réalisés par les commerciaux de l’agence de Lille en 2021) ou une paie (total des salaires versés en 2021). Pour mettre en relation des données de sources différentes, il faut faire appel aux pouvoirs d’Excel, bosser un peu la mise en forme pour pouvoir croiser les différentes données.
Par contre avec la BI, pas de limite : on connecte autant de sources de données internes et/ou externes que nécessaire (ERP, outil de ticketing, CRM, fichier Excel, web…), on les sécurise dans l’entrepôt de données (Datawarehouse), et on peut ensuite facilement les requêter pour en croiser les données à l’envi. Un travail préparatoire pour pouvoir gagner un temps considérable par la suite !
2) Le traitement des données
Pour comprendre comment le reporting traite la donnée, reprenons l’image de la photographie : la donnée que l’on présente est figée dans le temps et la requête associée est statique dans ce sens qu’elle va capturer une métrique pour une période ou un instant précis (la masse salariale en janvier 2022).
La BI a l’avantage de faire parler la donnée pour lui donner un sens : on transforme une donnée brute (la masse salariale en janvier 2022) en donnée métier comparable et en temps réel (l’évolution mensuelle de la masse salariale de janvier 2021 à janvier 2022).
On peut dire dans ce sens que la BI est agile et flexible, et permet d’adapter les décisions à un contexte soumis à des évolutions permanentes. C’est la raison pour laquelle on parle aussi souvent « d’outil d’aide à la décision » lorsqu’on parle de BI !
3) Les métriques
Une autre différence fondamentale entre les deux approches se cache dans la façon dont elles proposent de mesurer le résultat :
– Le reporting mesure principalement le résultat et procure donc à ses utilisateurs une métrique de constat (le chiffre d’affaires réalisé en 2021) limité à un instantané;
– La BI va plus loin en fournissant des éléments de comparaison et de mise en perspective. On parle de métrique de pilotage, qui introduit la notion de KPI ou indicateurs de performance (évolution du chiffre d’affaires sur les trois dernières années par exemple)
4) Le format de présentation
Les fonctions de reporting intégrées aux logiciels métiers proposent généralement des exports Excel, au format xls, xlsx ou csv. Ils sont pratiques à partager, car ils font partie des standards : rares sont les collaborateurs qui n’ont pas Excel installé sur leur poste.
Mais le « syndrome Excel » pose des problèmes de stockage (un nombre de fichiers important), de versioning (un nouveau fichier chaque jour avec un nom différent ? qui est intervenu en dernier sur le fichier ? la version enregistrée en local sur ma machine est-elle la bonne ?) et d’intégrité (on modifie un fichier Excel comme on veut sans laisser de trace), en plus des risques de perte ou de corruption.
Cette liste de désagréments connue de tous trouve sa solution dans les tableaux de bord proposés par la BI : ces derniers sont hébergés sur le cloud, ce qui permet de régler les problèmes de versioning, de sauvegarde et de sécurité, mais également de disposer d’informations en temps réel grâce à des dashboards dynamiques accessibles de n’importe où et à toute heure, avec garantie de disponibilité.
Fini les fichiers Excel qui se promènent un peu partout !
5) Plateforme utilisée
Nous l’avons vu dans le paragraphe précédent, dans le cas d’un simple reporting les données ne sont pas centralisées, puisque réparties dans des fichiers Excel et donc soumises à des exigences de classement et une politique de sauvegarde très strictes.
Dans le cas de la BI, les données sont centralisées dans le « datawarehouse », ou entrepôt de données, qui est un espace virtuel sécurisé dans lequel les données collectées sont formatées, sécurisées et disponibles pour être mises à jour à la demande ou en temps réel.
6) Administration
Dans le cadre du reporting, il est assez fréquent d’avoir à faire à des systèmes non administrés : en effet, le faible niveau d’enjeu n’impose pas de gestion de droits d’accès au niveau de l’utilisateur, qui accède aux données en gestion libre.
En revanche, lorsqu’une certaine culture de la donnée et de ses enjeux s’installe dans une entreprise, il convient de protéger des informations qui deviennent naturellement plus sensibles (car pilotées et rendues disponibles en temps réel) et donc par essence réservées à certaines catégories d’utilisateurs. Et leur protection passe par une gestion fine des droits d’accès des utilisateurs (ou groupes d’utilisateurs), que propose la BI. Il semble évident à titre d’exemple que les données concernant les salaires ne doivent pas être accessibles à des personnes extérieures aux services RH/paie et direction.
7) Les profils concernés
Le reporting est généralement la solution utilisée dans des entreprises en prise de conscience ou actives dans leur maturité de la maîtrise de la donnée. C’est souvent le collaborateur qui effectue le reporting pour son responsable (il « reporte » à ce dernier). Dans le cas de certains logiciels ou plateformes, l’utilisateur qui souhaite accéder aux données doit faire une demande au service informatique, qui est le seul à détenir l’accès aux données ou le savoir-faire nécessaire à l’extraction de ces dernières. Cette spécificité peut facilement mener à un goulot d’étranglement chronophage pour l’IT et les utilisateurs.
La BI quant à elle est plutôt mise en place dans les entreprises averties avec une culture forte de la donnée (on les qualifie de « Data Driven », ou pilotées par la donnée). Une fois mise en œuvre, elle profite à tous les collaborateurs, qu’ils soient opérationnels ou décisionnaires, et ne nécessite ni formation ni savoir-faire technique pour être exploitée, puisque son principe est de retranscrire l’information de la manière la plus visuelle possible. On parle de « Data Visualisation » ou « Dataviz ».
En conclusion, la Business Intelligence n’est pas le reporting du riche ou un simple luxe réservé aux grandes entreprises, mais une façon de tirer profit des masses colossales de données générées par l’ensemble des équipements et logiciels d’une entreprise.
Bien exploitée, la donnée permet de prendre des décisions éclairées et fondées sur un raisonnement en plusieurs dimensions, issu des KPI de l’ensemble des services de l’entreprise.
Cet article vous a semblé trop long et verbeux ? Consultez notre infographie des 7 différences entre le Reporting et la BI pour tout résumer en un clin d’œil 😉
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