Automatisez vos tableaux de bord sous Excel

Excel est utilisé au quotidien par des millions de professionnels dans le but de créer des tableaux de bord ; or ce n’est pas un outil de reporting car il ne permet ni de formaliser les processus d’obtention et de création de l’information ni de les diffuser.

Que faire alors ? Ne plus utiliser Excel ? Sûrement pas… Excel est un logiciel ancré dans les habitudes des utilisateurs et omniprésent dans leur quotidien. Il faut l’intégrer dans une véritable démarche d’administration des données depuis leur collecte jusqu’à leur diffusion et leur partage.

Toutefois, il est important d’automatiser la création et mise à jour de ses tableaux de bords auxquels cas vous devrez subir ces risques :

         1.  Une perte de temps et donc d’argent.

La production de tableaux de bord nécessite de récolter des données souvent hétérogènes provenant de départements utilisant différents outils (ERP / CRM / Excel / Access / …) rendant la tâche plus longue et difficile. Tous les employés d’une même entreprise n’utilisent pas obligatoirement un ERP et préfèrent souvent travailler sur leurs propres tableaux Excel.

Le travail de récolte est alors bien plus long et donc bien plus coûteux pour l’entreprise car on perd du temps à chercher la bonne donnée à extraire.

       2.  Une incompréhension dans les indicateurs de performance. 

Le gros bémol d’un tableau de bord fait manuellement sous Excel est la confusion qu’il peut avoir au sujet des indicateurs. En effet, une même appellation n’a pas le même sens pour chaque service de l’entreprise.

Par exemple, le « CA »: les commerciaux auront tendance à parler en « CA commandé » tandis que la production parlera davantage de CA « livré » ou encore le service financier parlera en CA « comptable »… Tous ces quiproquos peuvent faire perdre beaucoup de temps à concilier les chiffres plutôt que de les analyser.

         3.  Une information stratégique transmise trop tard.

Les tableaux de bord intégrant des données de sources diverses sont complexes et chronophages à construire. En effet, l’extraction des données qu’il faudra croiser et ensuite en vérifier la cohérence est une tâche répétitive et source d’erreurs pouvant faire perdre du temps à l’entreprise.

Or aujourd’hui, il faut être le plus réactif possible pour prendre les bonnes décisions et ainsi être le plus compétitif.

         4.  Dépendance à certains salariés.

Si votre outil de reporting a été fait en interne, c’est que c’est l’un de vos collègues qui l’a réalisé et c’est qu’il maîtrise sans problème les macros ! Mais sans doute pas vous !

Malheureusement cette situation entraine une dépendance de l’entreprise envers ces quelques personnes et leur absence est souvent pénalisante.

         5.  Un service informatique mal sollicité.

Dans une entreprise, plus vous réalisez manuellement des tableaux de bords complexes plus le service informatique est sollicité et d’ailleurs souvent pour des problèmes ou des questions récurrentes.

Les exports des solutions métiers étant dans la plupart des cas considérés comme incomplets, les utilisateurs demandent à leur service informatique de les compléter ou même de réaliser des requêtes plus poussées. Le manque de standardisation des données peut également aboutir à une déformation de l’information.

Tout cela pousse à des « inimitiés » entre service et surtout les employés font et refont les mêmes tâches…

         6.  Un manque de temps pour analyser.

Un grand nombre d’utilisateurs passent encore un temps fou à saisir et ressaisir des données déjà existantes, à en vérifier leur liaison, à récupérer sur le réseau interne la dernière version d’un export, à peaufiner leur présentation, etc…

Tout ce temps, pour arriver en réunion avec un tableau et des analyses finalement trop peu abouti… Les conséquences peuvent être lourdes pour l’entreprise car les décisions seront prises sur des données mal analysées.

Découvrez MyReport, la solution de création de tableaux de bord sous Excel :

MyReport est une solution de reporting, créée il y a plus de 10 ans par l’éditeur français Report One qui, a choisi de démocratiser la Business Intelligence en utilisant Microsoft Excel® pour la création et la restitution de tableaux de bord.

Pendant que la plupart des solutions de reporting ne traitent que les données commerciales sous forme de graphiques ou de tableaux croisés dynamiques sous Excel® ; MyReport rend possible la création de tableaux de bord commerciaux, RH, mais aussi comptables et financiers.

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MyReport est compatible avec la majorité des solutions de gestion : Sage, Cegid, Microsoft,… mais aussi avec de nombreuses applications spécifiques.

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